AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ

a)Birimin işleyişine ilişkin iç yönerge-yönetmelikler ile işlem süreçleri.

-Üniversitemiz Eğitim Öğretim ve Sınav Yönetmeliği,

-Enstitülerimizin Lisansüstü Yönetmelikleri,

-Yabancı Dil Hazırlık Eğitim, Öğretim ve Sınav Yönetmeliği,

-İsteğe Bağlı Yabancı Dil Hazırlık Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği

-Zorunlu Yabancı Dil Hazırlık Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmelikleri

Yönetmelikler, Birimimizin ve ilgili Birimlerin önerileri üzerine hukuk görüşü alınarak Üniversitemiz Senatosuna sunulmakta, Senatoca uygun görüldüğü takdirde Yazı İşleri Müdürlüğünce Resmi gazeteye yayımlanmak üzere gönderilmektedir. Yayımlandıktan sonra yürürlüğe girmektedir.

-Fakülte ve Yüksekokulların Eğitim Öğretim ve Sınav Yönergeleri,

-Staj Yönergeleri,

-Yabancı Diller Bölümünün Yönergeleri

-Beden Eğitimi/Güzel Sanatlar-Müzik Dersleri Koordinatörlüğü İşleyiş-Eğitim-Öğretim Yönergeleri,

Yönergeler, Birimimizin ve ilgili Birimlerin önerileri üzerine Hukuk Müşavirliğinden hukuk görüşü alınarak Üniversitemiz Senatosuna sunulmakta, Senato kararından sonra yürürlüğe girmektedir.

b) Birimin görev alanı içinde varolan ve hedeflenen yeniden yapılanmaya uygun yürürlükteki işleyişe göre yaptığı iş ve işlemler:

b/A-1-KAYIT-KABUL ŞEFLİĞİNCE YÜRÜTÜLMEKTE OLAN İŞLER

1. Üniversiteye kesin kayıt hakkı kazanan öğrencilerin kayıtlarını yapar.

2. Dersler katalogunu hazırlar.

3. Öğrenci kimlik kartlarını düzenler.

4. Her dönemde Optik Ders Alma Formlarının hazırlanmasını sağlar.

5. Ders programlarını, dersler kataloguna göre inceler ve oluşabilecek hataları karşılıklı işbirliği ile giderir.

6. Öğrenci katkı paylarını yatırmayan öğrencileri belirler. Fakülte ve yüksekokullarla işbirliği yaparak bu öğrencilerin katkı paylarını süresi içinde yatırmalarını sağlar.

7. Yeni kayıtlı öğrencilerin, lise diplomalarının kontrol edilmesiyle ilgili olarak liselerle yapılan yazışmaları koordine eder.

8. Ekle-Sil formlarının öğrenci otomasyon programından dökümlerinin sağlanmasını organize eder.

9. Hazırlanan ders listelerini dersler kataloguna göre inceler ve ders listelerindeki hataları giderir.

10. Öğrencilerin kredi durumlarını programdan inceler ve ilgili birimleri uyarır. Az ya da çok kredi alan öğrencilerle ilgili olarak; 2 yıl üst üste aynı dersi almayan öğrencileri belirler ve ilgili birimleri uyarır.

11. Final ve ikinci sınav listelerinin hazırlanmasında birimlere yardımcı olur.

12. Notlu sınav listelerinin bilgisayar sistemine aktarılmasında birimlere yardımcı olur.

13. Her dönemde sınavların bitiminden sonra öğrenci karnelerinin hazırlanmasında ve karnelerdeki hataların düzeltilmesinde birimlere yardımcı olur.

14. Her yarıyıl için mezun adayı öğrencileri belirler. Bu öğrencilere ait transkript ve mezuniyet formlarını ilgili fakülte ve yüksek okullardan gelenlerle karşılaştırır ve kontrolleri sağlar.

15. Her yarıyıl final ve ikinci sınav sonuçlarına göre Yönetmeliğin ilgili maddeleri uyarınca ilişiği kesilecek öğrencileri tespit eder ve fakülte/yüksekokullardan gelen listelerle karşılaştırarak oto kontrolü sağlar.

16. İki kez program yaptırmayan öğrencileri belirleyip Yönetmeliğin ilgili maddesi uyarınca ilişik kesme işlemleri için fakülte ve yüksekokulları uyarır. İlgili fakülte/yüksekokullarla işbirliği yapar.

17. Fakülte ve yüksekokullardan öğrencilerle ilgili gelen Yönetim Kurulu Kararları’nın gereğini yapar.

18. Rektörlüğe gelen yatay geçiş yapmak isteyen öğrencilerin başvurularını alarak ilgili fakülte ve yüksekokullara gönderir.

19. Yatay geçiş yapma hakkı kazanan ve dikey geçiş sınavı ile yerleşen öğrencilerin kayıtlarını yapar.

20. Üniversitemiz öğrencilerine burs verecek olan kuruluşların duyurularını ilgili bölümlere iletir, burs almaya hak kazanan öğrencilerin başarı ve disiplin durumlarını inceleyerek ilgili kuruma bilgi verir.

21. Kredi ve Yurtlar Kurumu’ndan katkı kredisi almaya hak kazanan öğrencilerin listesini ilan eder ve kredi kartlarının dağıtımının yapılmasına yardımcı olur.

22. Her öğretim yılında askerlik çağına gelmiş olan öğrencilere ait EK-B Belgelerini hazırlayıp ilgili askerlik şube başkanlıklarına gönderilmesinde fakülte/yüksekokullarla işbirliği yapar.

b/A- II-DİPLOMA VE DIŞ İLİŞKİLER MEMURLUĞUNDA YÜRÜTÜLMEKTE OLAN İŞLER:

1. Kayıt- Kabul bölümü tarafından mezuniyeti bildirilen öğrencilere diplomalarını hazırlar.

2. Diploma defterini tutar ilgiyi birimlerden gelen bilgiler ile oto kontrolü sağlar

3. Diploma imza işlemlerini yürütür.

4. Diploma tasdik işlemlerini yürütür. (Sağlık Bakanlığı)

5. Diplomaların kurum ve kuruluşlara posta yoluyla ulaşmasının sağlanmasında aracı olur ve yazışmaları yürütür.

6. Birimler tarafından öğrencilere verilen tüm belgelerin (Transkript, Öğrenci belgesi, Diploma, Sertifika, Mezuniyet belgesi, Akademik ortalama gibi...) İngilizce olarak çevirisinde öğrencilere yardımcı olur.

7. Yabancı uyruklu öğrenciler ile ilgili yazışmaları yapar.

8. Üniversitemiz hakkında yurt dışından bilgi almak isteyenlerle ilgili yazışmaları yürütür.

b/A-III- BİLGİ İŞLEM ve SAYILAMA MEMURLUĞUNDA YÜRÜTÜLMEKTE OLAN İŞLER.

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile koordineli çalışmayı sağlar.

1. Birimlerin gereksinim duyduğu tüm belgelerin bilgi işlem merkezinden dökümünde aracılık yapar.

2. Terminaller kanalı ile öğrenci ile ilgili bilgilerin bilgisayar ortamına aktarımını sağlar.

3. Bilgisayar ortamına aktarılan bilgilerin doğru işlenip işlenmediği konusunda gerekli kontrolü yapar, varsa hataları düzeltir.

4. Öğrenci belgesi ve transkript dökümünde birimlere yardımcı olunur.

5. Üniversitemiz fakülte, yüksekokul ve enstitülerde eğitim gören öğrencilerle ilgili tüm istatistiki bilgileri toplar ve gerekli yerlere bildirir. (Sayılama)

(İstatistiki bilgilerin fakülte, yüksekokul, enstitü, bölüm, uyruk, cinsiyet ve yıllara göre dağılımını yapar.)

b/A-IV- EVRAK ve BELGELİK MEMURLUĞUNDA YÜRÜTÜLMEKTE OLAN İŞLER:

Başkanlığımıza gelen ve Başkanlığımızdan giden evrakları işler, dağıtımını yapar ve dağıtımını yaptığı evrakları dosyalar ve dairenin belgeliğinin tertip ve düzenini sağlar.

b/A-V-YAZI İŞLERİ VE BANKO MEMURLUKLARINDA YÜRÜTÜLEN İŞLER:

1-Her türlü yazışmaları yürütür.

2-Öğrenci ile bölüm şeflikleri arasında iletişimi sağlar.

3-Tüm öğrenci başvurularını kabul eder ve ilgili bölüme iletir.

4-Öğrenciler hakkında hazırlanan belgelerin tesliminde aracılık eder.

b/B- BAŞKANLIĞIMIZCA HAZIRLANIP, ÜNİVERSİTEMİZ SENATOSUNCA KABUL EDİLEN AKADEMİK TAKVİM VE BUNA BAĞLI OLARAK BAŞKANLIĞIMIZCA HAZIRLANAN İÇ AKADEMİK TAKVİME DAYANILARAK YÜRÜTÜLEN İŞLEMLER

b/B-1. Dersler Katalogunun Oluşturulması: Her öğretim yılına başlamadan önce o öğretim yılına özgü bir çalışmadır. Geçmiş öğretim yılında Fakülte ve Yüksekokullarımızın programlarında bulunan derslerin, yeni öğretim yılında yapılacak değişikliklerine ilişkin yapılan işlemleri kapsar.

Bu çalışmanın birinci aşamasında geçen öğretim yılında programda olan ders listelerinin Öğrenci Otomasyon Programı aracılığıyla dağıtımı yapılır.

Fakülte ve Yüksekokullar bu listeler üzerinde Yönetmeliğe bağlı olarak yapacakları değişiklikleri belirterek Başkanlığımıza listeler halinde iadesini sağlarlar. Liste üzerinde yapılan değişiklikler Bilgisayara aktarılmak üzere Başkanlığımız elemanlarınca ilgili formlara geçirilir. Bilgi-işlem memurlarımızca oluşturulan yeni listeler tekrar ilgili bölümlere gönderilerek kontrolü sağlanır. Bu işlem üç kez tekrarlanarak o öğretim yılında programı oluşturulan dersler belirlenir ve Katalog basımı aşamasına gelinir.

Dersler Katalogu her yıl Haziran ayı içerisinde son şeklini alarak Üniversite Senatosunun onayına sunulur.

b/B- 2. Kayıt Hazırlıkları:

1. Her öğretim yılı sonunda, bir sonraki öğretim yılında yapılacak öğrenci kayıtları ile ilgili çalışmalara başlanır.

2. İlk aşamada kayıt sırasında kullanılacak malzemelerin (dosya, zarf, etiket vs.) temini için ihtiyaçların belirlenmesi yapılır.

3. Belirlenen gerekli malzemelerin satın alınabilmesi için Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı ile işbirliği yapılır. Alınan malzemeler kayıt aşamasına kadar depolanır.

a. Kayıt komisyonunun toplanması ve kayıt işlemlerinin her eğitim-öğretim yılının başlangıcından itibaren başlatılması. Bir önceki kayıt yılının değerlendirilmesi, bir sonraki kayıtlarla ilgili hedeflerin belirlenmesi.

b. Mayıs ayı sonu itibari ile kayıt işlemlerinin son şeklini alması.

c. Temmuz ayı içerisinde İnternet üzerinden kayıt için CD’nin hazırlanması.

d. Ağustos ayı içerisinde hazırlanan CD’nin ve diğer kayıt evraklarının tamamlanması ve öğrenci kayıt zarflarının hazır hale getirilmesi.

e. Eylül ayı ilk haftasında öğrencilere kayıt zarflarının posta ile gönderilmesi ve kayıt hakkı kazanan öğrencilere İnternetten kayıt hakkı verilmesi.

f. Kayıtla ilgili parasal işlemler için ilgili banka ile işbirliği yaparak her türlü bilginin ilgili bankanın bilgi işlem merkezine ulaşmasının sağlanması.

Kayıt Aşaması

a) ÖSYM tarafından o öğretim yılında Üniversitemize kayıt hakkı kazanan öğrencilerin bildirilmesi ile birlikte bu öğrencilere ait bilgilerin Bilgisayara aktarılması, Fakülte ve Yüksekokul bazında listelenmesi ve daha önce belirlenerek ÖSYM’ce öğrencilere bildirilen kayıt günlerinde internetten kayıtlarının yapılması ve öğrencilerin kayıt evraklarının teslim alınması.

b) YÖS, YÇS ile Yükseköğretim Kurulu tarafından önceden kontenjanları belirtilen Fakülte ve Yüksekokullara yerleştirilen öğrencilerin kayıtlarının yapılması.

c) İkili anlaşmalar uyarınca Milli Eğitim Bakanlığı burslusu olarak Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca bildirilen öğrencilerin kayıtlarının yapılması.

d) Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarına Yatay Geçiş hakkı kazananların kayıtlarının yapılması.

e) İnternetten kaydı yapılan öğrencilere ilişkin listeler, Fakülte ve Yüksekokul bazında ve numara sırasında hazırlanır. Kayıt yaptıran öğrenciler için kişisel dosyalar ve listelerden dosyaların kontrolü, ilgili Fakülte ve Yüksekokullarca yapılır.

b/B-3. Katkı Payları: Öğrencilerin katkı payı olarak kendilerine düşen öğrenim harcının Başkanlığımızca takibi yapılmaktadır. İlgili Bankanın bilgi-işlem merkezi ile yapılan eşgüdümlü çalışmalar aksatılmadan yürütülmektedir.

Her dönem başında bir önceki dönemde katkı payını yatırmayan öğrenciler belirlenerek ilgili Fakülte ve Yüksekokullar otomasyon programı aracılığı ile uyarılırlar.

Katkı payını ödemeyen II. Öğretim öğrencilerinin gecikme faizlerinin hesaplanması ve harçların ödenmesinin sağlanması Başkanlığımızca ilgili Yüksekokullarla işbirliği yapılarak yürütülmektedir.

Kredi ve Yurtlar Kurumunca öğrenim ve katkı kredisi alan öğrencilerin duyurularının yapılması, gerekli belgelerin hazırlanması, kredi kartlarının dağıtılmasına yardımcı olunması Başkanlığımızca yürütülen işlemlerdendir.

Katkı payını yatırdığı halde kredi alan öğrencilerin yatırmış oldukları katkı payı miktarlarının geri verilmesi için Öğrenci Sosyal Hizmet Birimi ile gerekli yazışmalar yapılır. II. Öğretim öğrencilerinin herhangi bir nedenle katkı payı geri verilmesi işlemleri ise Başkanlığımızca yapılmaktad

b/B-4. Güz Yarıyılı Program Hazırlıkları ve Program Haftası: Üniversitemize kayıt olan öğrencilerin Bilgisayar sistemine aktarılmasından sonra halen okumakta olan öğrencilerle birlikte adlarına düzenlenen optik ders alma formlarının ilgili Fakülte ve Yüksekokullara gönderilmesi. Bu dönemde öğrencilerin alması gereken derslere kılavuz olma açısından, öğrencilerin bu döneme kadar aldığı dersleri ve başarı durumunu belirten Akademik Durum Çizelgelerinin Bölüm, Danışman ve öğrenci numarası bazında hazırlanması ve ilgili danışmanlara iletilmesi öğrenci otomasyon programı aracılığıyla yapılabilmektedir.

Başkanlığımızca hazırlanan Dersler Kataloguna bağlı olarak Danışmanlar gözetiminde kodlanan Optik Ders Alma Formlarının Akademik Takvime bağlı olarak Başkanlığımıza gönderilmesi.

Başkanlığımızca düzenlemesi ve kontrolü yapılan Optik Ders Alma Formlarının okutulması ve bilgisayara aktarılması işlemleri Başkanlığımız elemanlarınca yapılmaktadır.(En kısa zamanda optik formlar kaldırılarak ders kayıtları/Kayıt Yenileme sanal ortamda internet üzerinden yapılma çalışmaları tamamlanmak üzeredir.)

Bilgisayar ortamına aktarılan bilgilerin yanlış uyarılarının Başkanlığımızca kontrol edilmesi, düzeltilmesi., düzeltilen bilgilerin yeniden Bilgisayara aktarılması.

b/B- 5. Ekle-Sil İşlemleri: Bilgisayar ortamında öğrenci adına ve Fakülte/Yüksekokul, Bölüm ve Danışman sırasında düzenlenen ve Akademik Takvimde belirtilen tarihlerde ders programı yaptıran öğrencilerin o dönem aldıkları dersleri gösteren formlara Ekle-Sil Formu denir.

Bu form öğrencilerin alması gerektiği halde almadığı ya da herhangi bir maddi hata nedeniyle çıkmayan derslerin ilavesi ya da aynı nedenlerle silinmesi gereken derslerin silinmesi amacını güder.

Bölüm tarafından form üzerinde yapılan bu işlemlerin ilgili Fakülte /Yüksekokullarca kontrolü ve yapılan değişikliklerin bilgisayara aktarılması için gerekli işlemlerin yapılması. Bu işlemler sonucunda öğrencilere ait formların kişisel dosyalara takılması ilgili birimlerce yapılmakta olup Başkanlığımız teknik destek hizmeti vermektedir.

b/B-6. Ders Listelerinin Hazırlanması: Optik Ders Alma ve Ekle-Sil Formlarında öğrencilerin aldığı derslerin Bilgisayar ortamında Bölüm ve ders bazında, öğrenci numara sırasında ve o dersi veren öğretim sorumlusunun adı altında listelenmesidir. Her derse ait Sınıf Listeleri ilgili ders sorunlularına Bölüm/Program Sekreterlerince iletilir. O dersi alması gerekip de listede ismi bulunmayan öğrenciler ve bulunmaması gerekirken listede ismi bulunan öğrencilerin liste ekinde bulunan formlara eklenmesi yine ilgili Bölüm/Program Sekreterlerince yapılır. Daha önce Optik Ders Alma ve Ekle-Sil Formlarında kodlanmamış olup bölüm tarafından listelere eklenen dersler için ilgili Yönetim Kurulu Kararı gerektiği bölümlere bildirilir. Dersler Kataloguna uygunluğu denetlenir. Yapılan değişiklikler Bilgisayar ortamına aktarılır ve yapılan kontrollerden sonra her derse ait Sınıf Listelerinin düzenli ve eksiksiz bir şekilde oluşmasında ilgili Fakülte ve Yüksekokula her türlü destek veril

b/B-7. Sınav Listelerinin Hazırlanması: Düzenli bir şekilde hazırlanan her derse ait Sınıf Listelerine bağlı olarak Bilgisayar ortamında Boş Sınav Listeleri hazırlanır. Sınav Listeleri ilgili ders sorumlularınca öğrenci otomasyon programından alınabilir.

Akademik Takvime bağlı olarak yapılan Final Sınavları sonucu öğretim sorunlusunca bilgisayar programına öğrencilerin notları girilir. Hazırlanan sınav listelerinin bir sureti ders sorumlusunda saklanmak üzere alıkonulur, bir sureti ilgili bölüme bilgi için gönderilir. Diğer surette öğrencilere duyurmak üzere ilan panolarına asılır. En kısa sürede bu bilgilere öğrencilerin internet üzerinden ulaşma olanağı sağlanacaktır.

Final Sınavları sonucunda II. Sınava kalan öğrenciler için aynı listeler ilgili ders sorumlularınca tekrar işlenmek üzere otomasyon programınca otomatik düzenlenir ve öğretim elemanlarının kullanımına açılır

b/B-8. Sınav Kontrol Listeleri ve Karneler:

a) Final ve II. Sınavları sonucunda her derse ait sınav sonuçlarını belirten listeler Bilgisayar ortamında hazırlanarak ilgili ders sorumlularına, Bilgisayar ortamına aktarılan sınav sonuçlarının doğrulanması amacıyla ilgili bölümlerce gerekli incelemeler yapılır ve çıktılar alınır. Sınav sonuç listeleri ders sorumlusu tarafından kontrol edilen listeler ders sorumlusunca imzalanarak ilgili Bölüm/Program sorumlularına geri verilir.

Sınav Listeleri üzerinde yapılan değişikliklerin geçerli olmadığı ve bu tür değişiklikler için Yönetim Kurulu Kararı gerektiği ilgili birimlere, Bölüm/Program sorumlularına bildirilir.

Yönetim Kurulu Kararı ile yapılan değişiklikler süper kullanıcının bilgisi dahilinde işlenir ve kararların birer sureti öğrencilerin kişisel dosyalarına takılır.

Tüm bu listeler ve formlar klasörlenerek ilgili birimlerce arşivlenir.

b) Sınav listeleri üzerinde yapılan kontrol ve düzeltmelerden sonra her öğrencinin adına dönem sonucu aldığı dersleri ve notlarını gösteren karneler bilgisayar ortamında hazırlanarak ilgili birimlerce dökülür ve öğrencilere verilir. En kısa zamanda öğrenciler bu bilgilere internet üzerinden ulaşabilme olanağı sağlanacaktır.

Karnesinde hata gören öğrencilerin verilen süre içerisinde birime itirazda bulunur. Yapılan inceleme sonucunda bulunan hatalar belgelerle karşılaştırılarak düzeltmeler yapılır

b/B-9. Bahar Dönemi Program Hazırlıkları: Güz dönemi için yapılan tüm işlemler bahar dönemi içinde geçerlidir.

b/B-10. İlişik Kesme İşlemleri: Her dönem sonunda öğrencilerin başarı ve devamsızlık durumları ilgili birimlerce incelenir. Üniversitemiz Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin ilgili maddeleri uyarınca; bir dersi iki kez alıp devam etmeyen öğrenciler, başarısız olduğu dersi o dersin açıldığı ilk dönemde almayan öğrenciler, öğrenim süresini dolduran öğrenciler (2 yıllık okulu 4 yılda, 4 yıllık okulu 7 yılda bitiremeyeceği anlaşılanlar), her dönem başında programların yapılmasından sonra iki kez program yaptırmayan öğrenciler belirlenir ve ilişikleri ilgili birimlerce kesilerek Başkanlığımıza (Rektörlüğe) bilgi verilir. Rektörlük (Başkanlığımız) gerekli yazışmaları yürütür.

b/B-11. Mezun Olan Öğrencilerle İlgili Yapılan İşlemler: Her dönemde sınavlar öncesinde mezun durumunda bulunan öğrenciler Başkanlığımızdaki Akademik Durum Çizelgelerinden belirlenerek, bu öğrencilere ilişkin transkriptler ve o dönem aldığı dersleri de belirten mezuniyet formları, Bilgisayar ortamında hazırlanır. Belirlenen bu öğrencilere ait Diplomalarda Başkanlığımız servisince hazırlanır. Mezun adayı öğrencilere evvelce yapılan duyurular üzerine verdikleri Diploma evrakları, birimlerin diploma servisince hazırlanan diploma almaya hak kazananlar listesi üzerinde gerekli yazım ve kontroller yapılır ve mezuniyet komisyonuna sunulur. Söz konusu belgeler Rektörlüğümüze gönderilmeden bir kez daha kontrol edilir, varsa hatalar düzeltilir. İşlenmeyen notların ve derslerin işlenmesi, başarısız olduğu dersi tekrarlayıp, tekrarlamadığı, eşdeğer dersler varsa bulunması ve işlenmesi, yoksa bölümün bu konularda uyarılmasıyla ilgili tüm işlemlerde birimlerle işbirliği yapılır.

Başkanlığımızca mezun adayı öğrenciler için hazırlanan diplomalar ilgili Fakülte ve Yüksekokullara gönderilir. Gönderilen diplomalar, öncelikle Fakülte Dekanı/Yüksekokul Müdürü tarafından imzalanır ve tekrar Rektörlüğümüze gelerek Rektör imzasına sunulur. İmza işlemi tamamlanan diplomalar Başkanlığımızca soğuk damga vurularak birimlere gönderilir. Birimler mezun olan öğrencilere ilişik kesme işlemini başlatır. Geçici Mezuniyet Belgesinin tesliminde de aynı işlem yapılır.

Mezun öğrencilere ilişkin belgeler öğrencinin kişisel dosyalarına takılarak şimdilik ilgili birimlerce arşivlenir. Merkezi konuma geçilince başkanlığımızca arşivlenecektir.

c- Birimin görev alanı haricinde planladığı, yaptığı diğer iş ve işlemler:

-Üniversite Faaliyet Raporu,

-Ders görevlendirmeleri,

-Yönerge ve Yönetmelik Hazırlanması, (Özellikle yeni kurulan Fakülte ve Yüksekokulların)

-Fakülte/Yüksekokul : Bölüm/Program açılması işlemleri,

-İkinci öğretim öğrenci katkı payı hesabının aktarma işlemleri

d- Birimle ilgili formlar :Birimde hazırlanan formlar, işlem için gelen ve giden formlar,işlem için gelen ve burada sonlanan formlar. Bu formların imza hiyerarşisi:

d/A-ÖĞRENCİ BİLGİYE ERİŞİM PROGRAMI FORMLARI:

1. Öğrenci Belgesi

2. Öğrenci Sevk Belgesi

3. Askerlik Belgesi

4. Askerlik Üst Yazısı

5. Geçici Mezuniyet Belgesi

6. Disiplin Cezaları Belgesi

7. Lise Diploma Bilgileri Belgesi

8. Dikey Transkript Dökümü

9. Yatay Transkript Dökümü

10. Karne Dökümü

11. Diploma Eki

12. İngilizce Yatay Transkript Dökümü

13. Mezun Listeleri

14. İngilizce Karne Dökümü

15. Ekle-Sil Listesi

16. Sınıf Listesi

17. Yoklama Listesi

18. Boş Sınav Listesi

19. Sınav Sonuç listesi

20. Ders Listesi Teslimi

21. Ders alma formu verenler listesi

22. Harçlar Listesi

23. Toplam Kredi Listesi

24. Dersler/Öğretim Elemanı/Öğrenci Sayısı

25. Ders İçerikleri Dökümü

26. Haftalık Ders Yükü

27. Güz ve Bahar Yarıyılları başarı oranı hesabı

28. Kayıt İşlemleri Listesi

29. Onur Listesi

30. Sınıflara göre Başarı Listesi

31. Fotoğraflı Kimlik Listesi

32. Kimlik Teslim Listesi

d/B-ÖĞRENCİ BİLGİYE ERİŞİM PROGRAMINDA OLMAYAN FORMLAR:

1-Öğrenci Bilgi Dosyası (Öğrenci tarafından doldurularak imzalanmaktadır)

2-Öğrenci Bilgi İzleme Formu (Öğrenci tarafından doldurularak imzalanmaktadır)

3-Öğrenci Ders Alma Formu (Öğrenci ve sınıf danışmanı tarafından imzalanmaktadır)

4-Ara Sınav Not Bildirim Formu (Dersin öğretim elemanı tarafından imzalanmaktadır)

5-Final Sınavı Not Bildirim Formu (Dersin öğretim elemanı tarafından imzalanmaktadır)

6-Sınav Değerlendirme Formu (Sınavı yapan öğretim elemanı tarafından imzalanmaktadır)

7-Adres Değişikliği Bildirim Formu (Öğrenci tarafından doldurularak imzalanmaktadır)

8-İlişik Kesme Formu (Öğrenci, Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, İlgili birimin öğrenci işleri, Bölüm–Program Koordinatörlüğü tarafından imzalanmaktadır.)

Öğrenciyi ilgilendiren her türlü belgelere imza yetkisi Enstitülerde Enstitü Müdürü ve Enstitü Sekreteri, Fakültelerde Fakülte Dekanı ve Fakülte Sekreteri, Yüksekokullarda Yüksekokul Müdürü ve Yüksekokul Sekreterine aittir.

e- Birimin Faaliyetleri ile İlgili Hazırladığı Raporlar ve Hazırlanma Sıklıkları:

1-Her üç ayda bir Valilik Makamına gönderilen mevcut öğrenci sayısı öğretim elemanı sayısı, öğretime açık olan-olmayan Fakülte/Yüksekokul sayısı

2-Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’na öğrenci olaylarının bildirilmesi

3-Üniversite Faaliyet Raporu

4-ÖSYM Başkanlığınca düzenlenen Bilgi Derleme Formlarının doldurularak yılda bir defa ilgili Merkeze gönderilmesi

5-Kılık Kıyafet Yönetmeliğine aykırı davranan öğrencilerin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’na aylık olarak bildirilmesi

f- Rektörlük ve Rektörlüğe Bağlı Birimlerde Birim Görev Alanına İlişkin Merkezi Olarak Yapılan İş ve İşlemler:

1-Üniversitemiz Akademik Takviminin düzenlenmesi her yıl Mayıs ayı içerisinde Başkanlığımızca yapılarak Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına ve tüm Üniversite Rektörlüklerine gönderilmektedir.

2-Üniversitemize yatay geçiş ve dikey geçiş yolu ile alınacak öğrenci kontenjanlarının belirlenmesi Başkanlığımızca yapılmaktadır.

3-Üniversitemiz Fakülte/Yüksekokul ve Enstitülerinden mezun olan öğrencilerin diplomaları Başkanlığımızda düzenlenmektedir.

4-Diploma töreni merkezi olarak düzenlenmektedir. Her Fakülte ve Yüksekokulun bölüm ve programlarından birinci olan öğrencilerine diploması ile birlikte onur belgesi ve çeşitli armağan verilmektedir.

5-Üniversitemizde öğrenim gören Türk Cumhuriyetleri ile Türk ve Akraba Topluluklarından gelen öğrencilerden mezun olanlarda diploma törenine katılmakta ve çeşitli armağanlar verilmektedir.

6-Üniversitemizi kazanan öğrencilerin Eylül ayında yapılan kesin kayıtları 2001-2002 yılına kadar birimimizce merkezi olarak düzenlenmekteydi. 2001-2002 öğretim yılında hazırlanan Kayıt ve Tanıtım CD’si ile öğrenci dosyası öğrencilerin adreslerine gönderilmiştir. Öğrenciler CD ile veya Üniversitemizin internet adresinde yer alan kayıt programından kayıtlarını yapmışlard

7-Üniversitemizin faaliyet raporu birimimizce hazırlanmaktadır.

8-Öğrenci stajları ile ilgili olarak resmi ve özel kurum ve kuruluşlardan gelen staj önerileri Fakülte ve Yüksekokulların istekleri ölçüsünde değerlendirilmekte ve ilgili kurumlara Başkanlığımızca bilgi verilmektedir.

9-Öğrenci sayıları ile ilgili çeşitli istatistiki bilgiler Yükseköğretim Kurulu ve ÖSYM Başkanlığına bildirilmektedir.

10-Üniversitemizin başarı oranı her öğretim yılı sonunda hesaplanarak Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına bildirilmektedir.

11-Üniversitemizin ikinci öğretim öğrenci katkı payı hesabı birimimizce takip edilerek, Bütçe Daire Başkanlığına her ay aktarma işlemi yapılmaktadır.

12-Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarına alınacak öğrenci kontenjanları her yıl şubat ayında ÖSYM Başkanlığına bildirilmektedir.

13-Üniversitemiz öğrencilerinin öğrenci kimlik kartları 2000 yılına kadar özel sektöre, 2000-2001’de kendi olanaklarımızla düzenlenmiştir. 2001-2002 öğretim yılında Üniversitemiz-Türkiye İş Bankası işbirliğiyle hazırlanmıştır.

14-Öğrenci otomasyon programından öğretim elemanları not girişlerini programdan yapmaktadırlar. Ayrıca programdan 32 çıktı alınmaktadır ve öğrenciler alacakları derslerin seçimini de bu programdan yapmışlardır.

15-Avrupa Kredi Transfer Sistemine ilişkin çalışmalar tamamlanmıştır. Ders isimleri, ders içerikleri, ders programları ve bölümlerin amaçları Türkçe/İngilizce olarak öğrenci otomasyon programına girilmiş olup, Bu bilgiler Yurtdışında öğrenim görmek isteyen öğrencilerin diploma ekinde verilebilecektir.

16-Üniversitemiz Fakülte/Yüksekokul/Enstitülerinde okutulacak derslerle ilgili dersler katalogu düzenlenmekte, ders görevlendirmeleri birimimizce kontrol edilerek Rektörlük oluru alınmaktadır.

17-Üniversitemiz bünyesinde açılması istenen Fakülte/Yüksekokul ve bölüm/program önerileri Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına sunulmaktadır.

18-Enstitülerimizde açılması istenen yüksek lisans ve doktora programları Üniversitemiz Senatosuna Başkanlığımızca sunulmaktadır, daha sonra Üniversitemiz Senatosu tarafından açılması uygun görülen doktora programlar› Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına bildirilmektedir.

19-Fakülte/Yüksekokul ve Enstitülerin Yönerge değişiklikleri ile Üniversitemiz Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği’nde önerilen değişiklikler hukuk görüşü alınarak düzenlenmektedir.

g- Birimin Periyodik İş ve İşlemlerine İlişkin varsa Kısa ve Uzun Vadeli Planlaması:

Kısa zamanda Öğrenci İşlerinin merkezileştirilmesi planlanmaktadır.

Periyodik iş ve işlemler;

-ÖSYM Bilgi Derleme Formları

-Faaliyet Raporu

-Dersler Katalogunun oluşturulması

-Yatay ve dikey geçiş kontenjanları

-Yurt İçi-yurt dışı stajlar

-Başarı Oranı Tablolarının düzenlenmesi

-Alınacak öğrenci kontenjanları ile bölüm/program önerilerinin belirlenmesi

-Diplomaların düzenlenmesi

-Akademik Takvimin belirlenmesi

-Öğrenci kimlik kartları

-Kurum içi-kurum dışı günlük yazışmalar

-YÖK Başkanlığına Kılık Kıyafet Yönetmeğine aykırı davranan öğrencilerin bildirilmesi ve öğrenci olaylarının bildirilmesi

-Valilik Makamına öğrenci sayıları, okul sayıları ve öğretim elemanı sayılarının bildirilmesi

-İkinci öğretim öğrenci katkı payı miktarının Bütçe Daire Başkanlığına aktarılması işlemleri